FAQ voor zzp’ers en opdrachtgevers

Een zzp’er is een zelfstandige zonder personeel. Je werkt voor eigen rekening en risico en voert opdrachten uit voor klanten of opdrachtgevers. Als zzp’er ben je zelf verantwoordelijk voor jouw administratie, belastingzaken, verzekeringen, pensioen, opdrachten, tarieven en contracten.

Je start meestal door jouw onderneming in te schrijven bij de Kamer van Koophandel. Daarna krijg je een KvK nummer en meestal ook een btw nummer. Vervolgens moet je jouw administratie opzetten, facturen kunnen sturen, nadenken over verzekeringen, jouw tarief bepalen en opdrachten gaan werven.

Nee, een KvK inschrijving is belangrijk, maar niet voldoende. Er wordt ook gekeken naar hoe je in de praktijk werkt. Belangrijke factoren zijn onder andere ondernemersrisico, meerdere opdrachtgevers, zelfstandigheid in de uitvoering, actieve acquisitie en de vrijheid om jouw werkzaamheden zelf te organiseren.

De meeste zzp’ers krijgen te maken met inkomstenbelasting, omzetbelasting en de bijdrage Zorgverzekeringswet. Afhankelijk van jouw situatie kunnen ook andere fiscale verplichtingen gelden. Het is belangrijk om voldoende geld te reserveren voor belastingaanslagen.

Btw staat voor belasting over de toegevoegde waarde. Veel zzp’ers moeten btw berekenen over hun diensten of producten. De ontvangen btw draag je af aan de Belastingdienst. Tegelijkertijd kun je vaak btw terugvragen over zakelijke kosten en investeringen.

Een zakelijke factuur bevat meestal jouw bedrijfsnaam, adres, KvK nummer, btw nummer, factuurnummer, factuurdatum, omschrijving van de werkzaamheden, bedrag exclusief btw, btw bedrag en het totaalbedrag inclusief btw. Correcte facturatie is een belangrijk onderdeel van professioneel ondernemerschap.

Een goede administratie geeft inzicht in omzet, kosten, winst, openstaande facturen, belastingverplichtingen en financiële gezondheid. Daarnaast ben je als ondernemer verplicht om jouw administratie goed bij te houden en te bewaren. Een overzichtelijke administratie voorkomt fouten en geeft rust.

Voor een eenmanszaak is een zakelijke rekening meestal niet wettelijk verplicht, maar het is wel sterk aan te raden. Een zakelijke rekening helpt om privé en zakelijke financiën gescheiden te houden. Dat maakt de administratie eenvoudiger en geeft een professionelere uitstraling richting opdrachtgevers.

Zakelijke kosten zijn kosten die je maakt voor jouw onderneming. Denk aan een laptop, telefoon, software, gereedschap, werkkleding, zakelijke verzekeringen, boekhoudkosten, marketing, websitekosten, opleidingen en reiskosten. Deze kosten kunnen meestal worden verwerkt in jouw administratie.

Een goed uurtarief houdt rekening met meer dan alleen jouw gewenste inkomen. Je moet ook belasting, verzekeringen, pensioen, administratie, vakantiedagen, ziekte, acquisitie, niet declarabele uren en rustige periodes meenemen. Een professioneel tarief zorgt ervoor dat jouw onderneming financieel gezond blijft.

Een te laag tarief kan ervoor zorgen dat je onvoldoende overhoudt voor belasting, pensioen, verzekeringen en bedrijfsrisico’s. Daarnaast kan een structureel laag tarief de indruk wekken dat je onvoldoende als zelfstandige ondernemer opereert. Een gezond tarief hoort bij professioneel ondernemerschap.

Veel voorkomende zakelijke verzekeringen zijn de bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering, beroepsaansprakelijkheidsverzekering, arbeidsongeschiktheidsverzekering, rechtsbijstandverzekering, inventarisverzekering en cyberverzekering. Welke verzekeringen nodig zijn, hangt af van jouw beroep, sector en risico’s.

Een AOV is een arbeidsongeschiktheidsverzekering. Deze verzekering keert inkomen uit wanneer je door ziekte of een ongeval niet kunt werken. Voor zzp’ers kan dit belangrijk zijn, omdat zij meestal geen werkgever hebben die loon doorbetaalt bij ziekte.

Op dit moment is een AOV niet voor alle zzp’ers verplicht, maar er zijn wel plannen voor een verplichte basisverzekering voor zelfstandigen. Los daarvan is het verstandig om na te denken over inkomensbescherming bij ziekte of arbeidsongeschiktheid.

Meestal bouw je als zzp’er niet automatisch pensioen op via een werkgever. Je hebt vaak wel recht op AOW, maar aanvullend pensioen moet je meestal zelf regelen. Dat kan bijvoorbeeld via sparen, beleggen, lijfrente of pensioenbeleggen.

Lijfrente is een manier om fiscaal ondersteund vermogen op te bouwen voor later. Je legt geld in via bijvoorbeeld banksparen, pensioenbeleggen of een lijfrenteverzekering. Het opgebouwde bedrag wordt meestal pas later uitgekeerd, bijvoorbeeld rond jouw pensioenleeftijd.

Schijnzelfstandigheid betekent dat iemand formeel als zelfstandige werkt, maar in de praktijk meer lijkt op een werknemer. Dit kan bijvoorbeeld spelen wanneer de opdrachtgever bepaalt hoe, waar en wanneer iemand werkt, terwijl er weinig ondernemersrisico of zelfstandige vrijheid is.

De Wet DBA gaat over de beoordeling van arbeidsrelaties tussen opdrachtgevers en zelfstandigen. De wet moet helpen bepalen of iemand echt als zelfstandige werkt of dat er mogelijk sprake is van een dienstverband. Niet alleen het contract telt, maar vooral de praktijk.

Risico op schijnzelfstandigheid ontstaat vooral wanneer een zzp’er in de praktijk te veel lijkt op een werknemer. Dat kan bijvoorbeeld spelen wanneer de zzp’er langdurig voor één opdrachtgever werkt, weinig vrijheid heeft in de uitvoering, wordt aangestuurd als personeel, geen ondernemersrisico loopt en volledig meedraait binnen de organisatie van de opdrachtgever. Voor zowel zzp’ers als opdrachtgevers is het belangrijk om deze risico’s vooraf inzichtelijk te maken. Het ZZP OK! Keurmerk helpt hierbij door de zelfstandige positie van de zzp’er gestructureerd te beoordelen. Daarbij wordt onder andere gekeken naar ondernemersrisico, opdrachtgeverschap, zelfstandigheid in uitvoering, marktactiviteit en de feitelijke manier van samenwerken.

Zzp’ers kunnen hun positie versterken door voor meerdere opdrachtgevers te werken, actief nieuwe klanten te werven, duidelijke overeenkomsten te gebruiken, ondernemersrisico te dragen, een professioneel tarief te hanteren, eigen materialen te gebruiken en hun administratie goed bij te houden. Daarnaast kan een screening via het ZZP OK! Keurmerk helpen om het ondernemerschap beter te onderbouwen richting opdrachtgevers. De zzp’er laat daarmee zien dat hij of zij bewust bezig is met zelfstandig ondernemerschap en bereid is om belangrijke aandachtspunten rond schijnzelfstandigheid en Wet DBA inzichtelijk te maken.

Opdrachtgevers kunnen vooraf beoordelen of de opdracht past bij zelfstandig ondernemerschap. Belangrijk is dat zij sturen op resultaat in plaats van op gezag, duidelijke opdrachtomschrijvingen gebruiken, de praktijk goed documenteren en voorkomen dat zzp’ers volledig als personeel meedraaien. Het ZZP OK! Keurmerk kan opdrachtgevers ondersteunen bij dit proces. Door samen te werken met gescreende zzp’ers krijgen opdrachtgevers meer inzicht in de zelfstandige positie van de opdrachtnemer. Dat helpt om risico’s rondom schijnzelfstandigheid beter te signaleren, de inhuur professioneler te organiseren en de samenwerking beter te onderbouwen.

Contracten leggen duidelijke afspraken vast over werkzaamheden, betaling, aansprakelijkheid, planning, geheimhouding, opzegging en intellectueel eigendom. Een goed contract voorkomt misverstanden en helpt bij discussies achteraf. Wel moet het contract overeenkomen met de praktijk.

Een overeenkomst van opdracht is een contract tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Hierin staat welke werkzaamheden worden uitgevoerd, tegen welk tarief, onder welke voorwaarden en binnen welke periode. Voor zzp’ers is het belangrijk dat deze overeenkomst niet lijkt op een arbeidsovereenkomst.

Ja, veel zzp’ers gebruiken hun privéauto voor zakelijke ritten. Dan kun je zakelijke kilometers registreren en verwerken in jouw administratie. Een goede kilometerregistratie is belangrijk om zakelijke ritten te kunnen onderbouwen.

Financiering kan nodig zijn wanneer je wilt investeren in apparatuur, gereedschap, voorraad, marketing, opleiding, software, een bedrijfsauto of groei. Niet iedere zzp’er heeft externe financiering nodig. Vaak begint gezonde groei met goed inzicht in cijfers, cashflow en risico’s.